Betriebskostenabrechnung: Fristen, Prüfung und Widerspruch

Das Wichtigste zuerst:

• Betriebskosten und Nebenkosten werde häufig synonym verwendet. Bei der Betriebskostenabrechnung handelt es sich aber nur um laufende Kosten, die auf den Mieter umgelegt werden können.
• Die Betriebskostenabrechnung muss innerhalb von 12 Monaten nach dem Abrechnungszeitraum beim Mieter eingehen. Innerhalb weiterer 12 Monate nach Erhalt kann gegen die Abrechnung Einspruch eingelegt werden.
• Die Verteilung der Betriebskosten kann entweder nach Wohnfläche oder nach Verbrauch berechnet werden.

Die Betriebskostenabrechnung ist sowohl für Mieter, als auch für Vermieter ein äußerst interessantes Thema. Wer übernimmt welche laufenden Kosten und welche Fristen gelten?

Was ist die Betriebskostenabrechnung?

Die Betriebskostenabrechnung gibt einen umfassenden Überblick über die laufenden Kosten eines Mietobjekts, die Vermieter anteilig auf die Mieter umlegen. Sie dient dem Abgleich der geleisteten Vorauszahlungen mit den tatsächlich angefallenen Betriebskosten und wird einmal jährlich erstellt. Die Abrechnung umfasst eine detaillierte Aufschlüsselung der angefallenen Betriebskosten und legt dar, wie diese auf die Mieter verteilt wurden.

Zu den wesentlichen Bestandteilen der Betriebskostenabrechnung gehören:

• Angabe des Abrechnungszeitraums: Dieser umfasst in der Regel ein Kalenderjahr.
• Gesamtkosten: Die tatsächlich entstandenen Betriebskosten werden aufgeführt.
• Umlageschlüssel: Es wird erläutert, wie die Kosten auf die einzelnen Mieter verteilt wurden (z. B. nach Wohnfläche oder Verbrauch).
• Berechnung der Vorauszahlungen: Die geleisteten Vorauszahlungen des Mieters werden den tatsächlichen Kosten gegenübergestellt.
• Nachzahlung oder Gutschrift: Ergibt sich eine Differenz, wird diese entweder als Nachforderung oder Gutschrift ausgewiesen.

Welche Fristen gelten für die Betriebskostenabrechnung?

Vermieter sind gesetzlich verpflichtet, die Betriebskostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zuzustellen. Wird diese Frist versäumt, sind Nachforderungen ausgeschlossen. Mieter haben nach Erhalt der Abrechnung eine Widerspruchsfrist von ebenfalls zwölf Monaten. Innerhalb dieses Zeitraums können Fehler in der Abrechnung geltend gemacht werden.

Die Frist für die Erstellung beginnt mit dem Ende des Abrechnungszeitraums, der nicht zwingend mit dem Kalenderjahr übereinstimmen muss. Ist der Vermieter an der fristgerechten Zustellung aus Gründen, die er nicht zu vertreten hat, gehindert (z. B. verspätete Ablesedaten), können Nachforderungen trotzdem geltend gemacht werden.
Wichtig: Während Nachforderungen bei Fristversäumnis ausgeschlossen sind, bleibt der Anspruch des Mieters auf ein eventuelles Guthaben bestehen.

Welche Kosten muss der Mieter übernehmen?

Zu den umlagefähigen Kosten in der Betriebskostenabrechnung gehören:

1. Heizkosten: Verbrauchsabhängige Kosten für Heizung und Warmwasser.
2. Wasserversorgung und Abwasser: Kosten für Frischwasser und Abwasserentsorgung.
3. Müllentsorgung: Gebühren für die Müllabfuhr.
4. Straßenreinigung und Winterdienst: Kosten für die Sauberhaltung von Gehwegen und das Schneeräumen.
5. Gebäudereinigung: Reinigung von Gemeinschaftsräumen wie Treppenhaus oder Keller.
6. Gartenpflege: Kosten für die Pflege von Außenanlagen.
7. Hausmeisterdienste: Arbeiten wie kleinere Reparaturen, Kontrollgänge und Wartungen.
8. Versicherungen: Kosten für Gebäude- und Haftpflichtversicherungen.
9. Beleuchtung: Stromkosten für Gemeinschaftsbereiche wie Treppenhaus oder Hof.
10. Aufzugskosten: Betrieb und Wartung von Aufzügen.

Nach §2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) sind nur die dort aufgelisteten Kostenarten umlagefähig. Dazu zählen auch Kosten für die Reinigung von Entwässerungsanlagen oder Wartungskosten für Rauchmelder, sofern diese vom Vermieter getragen und vertraglich vereinbart wurden.

Da diese zu den Aufgaben des Vermieters gehören, können hingegen Verwaltungskosten, Instandhaltungskosten und Reparaturen nicht umgelegt werden. Wichtig ist zudem, dass die Abrechnung alle relevanten Posten klar und verständlich auflistet. Die Angabe des Umlageschlüssels und eine nachvollziehbare Berechnung der Einzelposten sind verpflichtend.

Wie funktioniert die Verteilung der Betriebskosten?

Die Verteilung der Betriebskosten erfolgt üblicherweise anhand eines vertraglich vereinbarten Umlageschlüssels. Dabei gibt es zwei häufig genutzte Modelle:

1. Verteilung nach Wohnfläche: Die Betriebskosten werden proportional zur Größe der Mietfläche berechnet. Wenn ein Mieter beispielsweise 25 % der gesamten Wohnfläche eines Hauses belegt, trägt er auch 25 % der Gesamtkosten. Dieses Modell wird oft für Kosten wie Gebäudereinigung, Gartenpflege oder Versicherungen verwendet.
2. Verteilung nach Verbrauch: Für Kosten, die direkt mit dem Verbrauch zusammenhängen, wie Heiz- und Wasserkosten, ist eine verbrauchsabhängige Abrechnung üblich. Hierzu werden Messgeräte wie Wasseruhren oder Heizkostenverteiler eingesetzt. Diese Methode fördert eine gerechte Verteilung und motiviert zu sparsamen Verbrauch.

Ein Beispiel: In einem Mehrfamilienhaus mit drei Wohnungen und einer Heizkostenabrechnung von 7.200 Euro könnten die Kosten wie folgt verteilt werden:

• Wohnung A: 40 m² (20 % der Wohnfläche) und 1.200 kWh Verbrauch (20 % des Verbrauchs) → Anteil: 20 % von 7.200 Euro = 1.440 Euro.
• Wohnung B: 60 m² (30 % der Wohnfläche) und 2.400 kWh Verbrauch (33,3 % des Verbrauchs) → Anteil: 33,3 % von 7.200 Euro = 2.400 Euro.
• Wohnung C: 100 m² (50 % der Wohnfläche) und 3.600 kWh Verbrauch (46,7 % des Verbrauchs) → Anteil: 46,7 % von 7.200 Euro = 3.360 Euro.

Zusätzlich sind auch Kombinationen dieser Modelle möglich, etwa eine Aufteilung von 70 % nach Verbrauch und 30 % nach Wohnfläche, wie es bei Heizkosten gesetzlich vorgeschrieben ist. Diese Mischform gewährleistet eine faire Verteilung.

Die Abrechnung sollte alle relevanten Angaben wie den genutzten Umlageschlüssel, die Gesamtkosten und die Anteile jedes Mieters enthalten. Transparenz ist dabei entscheidend, damit Mieter die Abrechnung nachvollziehen können.

Betriebskostenabrechnung prüfen: So wird's gemacht

Die Prüfung einer Betriebskostenabrechnung erfolgt in strukturierten Schritten, um Fehler und unzulässige Posten aufzudecken. Der Ablauf sieht wie folgt aus:

1. Abrechnungszeitraum prüfen
   Der Abrechnungszeitraum muss genau zwölf Monate umfassen und die Zustellung fristgerecht, also spätestens zwölf Monate nach Ende des Zeitraums, erfolgen.
2. Vorauszahlungen abgleichen
   Die in der Abrechnung aufgeführten Vorauszahlungen sind mit den tatsächlichen Zahlungen (z. B. Kontoauszügen) abzugleichen, um mögliche Fehler auszuschließen.
3. Gesamtkosten überprüfen
   Die Gesamtkosten der Abrechnung werden mit den Vorjahreswerten verglichen, und bei auffälligen Abweichungen können Belege angefordert werden.
4. Umlageschlüssel kontrollieren
   Der verwendete Umlageschlüssel (z. B. Wohnfläche oder Verbrauch) ist mit den Angaben im Mietvertrag oder der Abrechnung abzugleichen, um die korrekte Verteilung der Kosten sicherzustellen.
5. Einzelposten prüfen
   Die angegebenen Kostenarten werden mit der Betriebskostenverordnung (§2 BetrKV) abgeglichen, um nicht umlagefähige Kosten wie Reparaturen oder Verwaltungskosten auszuschließen.
6. Nachzahlung oder Gutschrift nachvollziehen
   Die Endberechnung wird überprüft, um eventuelle Rechenfehler oder Unstimmigkeiten zu erkennen.
7. Unstimmigkeiten klären
   Bei Fehlern oder Unklarheiten werden Belege angefordert oder schriftlich eine Korrektur verlangt, wobei Fristen zu beachten sind.

Praktische Hinweise

• Eigene Aufzeichnungen: Regelmäßige Dokumentation von Verbrauchs- und Zahlungsdaten erleichtert die Prüfung.
• Tabellen nutzen: Posten in einer Tabelle erfassen, um Abweichungen sichtbar zu machen.
• Frühzeitig prüfen: Direkt nach Erhalt der Abrechnung mit der Analyse beginnen.
• Belege anfordern: Einsicht in Abrechnungsunterlagen einholen, um Unklarheiten zu beseitigen.

Eine sorgfältige Prüfung verhindert unberechtigte Nachzahlungen und sorgt für Klarheit.

Die Betriebskostenabrechnung und die Steuererklärung

Die Betriebskostenabrechnung spielt nicht nur im Mietverhältnis eine Rolle, sondern kann auch für die Steuererklärung von Bedeutung sein. Haushaltsnahe Dienstleistungen, die in der Abrechnung enthalten sind, wie Gartenarbeiten, Winterdienst oder Hausmeistertätigkeiten, sind steuerlich absetzbar. Dabei ist es wichtig, dass die Abrechnung diese Posten klar ausweist. Die Arbeitskosten dieser Dienstleistungen können als haushaltsnahe Dienstleistungen geltend gemacht werden, jedoch nicht die Materialkosten.

Für Vermieter sind Betriebskostenabrechnungen ebenfalls relevant, da sie diese im Rahmen ihrer Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung steuerlich angeben müssen. Vermieter können alle tatsächlich angefallenen und umlagefähigen Betriebskosten als Werbungskosten ansetzen, sofern diese nicht bereits vom Mieter getragen wurden.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Zeitpunkt der Absetzung: Wenn die Betriebskostenabrechnung nachträglich eingeht (z. B. nach Abgabe der Steuererklärung), können die absetzbaren Posten in einer korrigierten Steuererklärung nachgereicht werden. Dies gilt, solange der Steuerbescheid noch nicht bestandskräftig ist. Es lohnt sich daher, die Abrechnung sorgfältig aufzubewahren und steuerlich relevante Posten rechtzeitig zu melden.

Häufige Fragen zur Betriebskostenabrechnung

Wann kommt die Betriebskostenabrechnung? 

Sie muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt werden.

Verjährt eine Betriebskostenabrechnung? Wenn ja, wann? 

Ansprüche aus der Betriebskostenabrechnung verjähren nach drei Jahren.

Wie lange kann gegen eine Betriebskostenabrechnung Widerspruch eingelegt werden?

Ein Widerspruch ist innerhalb von zwölf Monaten nach Erhalt der Abrechnung möglich.